Introducción a las Acciones Correctivas y Preventivas

Introducción a las Acciones Correctivas y Preventivas

Supongamos que quieres iniciarte en la panadería. Haces tu primera barra y se la regalas a tu mejor amigo, un gran amante del pan. Le gusta, pero te dice que es demasiado denso por dentro, que no es perfecto. Concluyes que no ha subido lo suficiente en el horno. Cuando analizas el proceso de elaboración del pan, decides que no lo has dejado subir lo suficiente antes de hornearlo, así que lo vuelves a intentar.

Esta vez el pan sale un poco mejor, pero sigue sin estar como querías. Nada que ver con el pan fresco que tu amigo está acostumbrado a comer.

Así que, tras investigar un poco en Internet, vuelves a evaluar la receta y determinas que el pan saldría mejor si utilizaras harina panificable en lugar de harina para todo uso.

Vuelves al proceso y mantienes todo igual, pero esta vez cambias a harina de pan. Ha sido un éxito. El pan ha subido perfectamente y ahora tiene un pan de calidad de panadería en la encimera de su cocina y los merecidos elogios de su amigo experto en pan. Vuelves a la receta original, tachas «harina común» y escribes «harina panificable» para acordarte de este cambio en el futuro.

No sabía que acababa de realizar una versión en miniatura de un análisis CAPA.

Las acciones correctivas y preventivas, o CAPA, son un enfoque popular de gestión de la calidad que las organizaciones utilizan para identificar, investigar y abordar las causas fundamentales de los defectos, desviaciones o fallos en sus procesos, productos o servicios. A menudo se desencadena a raíz de una queja de un cliente y se inicia como medio para evitar su insatisfacción en el futuro.

Si esto le parece un trabalenguas, desglosado, se trata de una medida no muy distinta del análisis de causa raíz que permite a las organizaciones detectar los errores cometidos en sus procesos, corregirlos y tomar medidas para evitar cometerlos en el futuro.

El CAPA es crucial para los esfuerzos de mejora continua y el sistema de gestión de la calidad de una organización. Es habitual en sectores como el manufacturero, el sanitario y el farmacéutico, pero resulta valioso para cualquier organización que busque mitigar riesgos.

Desglose: ¿Qué es CAPA?

CAPA y el Análisis de Causas Raíz son conceptos relacionados, pero tienen propósitos diferentes. Mientras que el ACR se centra en identificar las causas subyacentes de un problema o incidente concreto, el CAPA es un proceso más amplio que engloba el ACR e incluye la aplicación de acciones correctivas y preventivas.

El acrónimo CAPA implica dos partes móviles: acciones correctivas y acciones preventivas. A pesar de su nombre, las acciones «preventivas» de este proceso no siempre son una pieza fundamental del procedimiento. Las organizaciones sólo utilizan herramientas preventivas específicas cuando el incidente aislado lo requiere; a menudo se trata de documentar quejas de clientes o problemas muy delicados. Por lo general, las medidas correctivas adoptadas bastan para resolver el problema por completo, lo que hace innecesaria la aplicación de acciones preventivas estándar.

Las acciones correctivas abordan las no conformidades existentes o los fallos que se han producido. Se centran en identificar la causa raíz del problema y aplicar medidas para eliminarla en el futuro.

Las acciones preventivas son medidas proactivas adoptadas para identificar y mitigar posibles problemas antes de que se produzcan, si el análisis lo requiere. Estas acciones se llevan a cabo tras identificar las causas profundas de los problemas, analizar las tendencias y aplicar medidas correctivas para evitar que se repitan.

A diferencia del ACR, algunas de las herramientas y métodos LEAN Six Sigma más comunes que se utilizan al realizar el CAPA son:

  • Diagrama de espina de pescado.
  • 5 porqués.
  • Mapeo de procesos.
  • Análisis modal de fallos y efectos (AMFE).
  • Análisis de Pareto.
  • Gráficos de control.
  • DMAIC.
las imágenes que se utilizan son las originales desde la fuente

Descripción paso a paso del proceso CAPA

Los detalles del proceso CAPA pueden variar en función de la organización, el sector y las necesidades específicas. Pero he aquí un marco general para implantar CAPA:

Inicio y Planificación

  • Identifique el problema: Cuanto más específico sea en este paso, más éxito tendrá el resultado del análisis. El problema puede derivarse de una reclamación de un cliente, de productos defectuosos o de una desviación del procedimiento estándar.
  • Inicie la CAPA: Documente el problema y cree un registro o formulario CAPA. Este registro será la fuente de toda la información relacionada con el proceso CAPA, lo que lo convierte en un elemento crucial del procedimiento.
  • Formar un equipo CAPA: Forme un equipo interfuncional de los departamentos pertinentes que incluya a personas con experiencia y conocimientos específicamente relacionados con el problema.
  • Investigar el problema: Lleve a cabo una investigación exhaustiva para determinar la causa o causas del problema. Este paso implica recopilar datos, examinar los registros pertinentes, analizar tendencias y utilizar técnicas de resolución de problemas como los cinco porqués y los diagramas de espina de pescado.
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Ejecución y Corrección

  • Determinar las medidas correctivas: A partir de los resultados de la investigación, se determinan las medidas correctivas que abordan las causas profundas del problema. El objetivo es eliminar el problema inmediato y evitar que se repita.
  • Elaborar un plan de acción: Elabore un plan detallado que describa los pasos necesarios para aplicar las medidas correctivas. Asigne responsabilidades, fije plazos y defina hitos para garantizar su correcta ejecución.
  • Aplicar las medidas correctivas: Este paso puede consistir en cambios en los procesos, reparaciones de equipos, programas de formación o actualizaciones de políticas, en función de los resultados de la investigación.
  • Supervisar y verificar: Este paso es imprescindible para garantizar que las medidas adoptadas producen los resultados deseados y resuelven el problema. Ejemplos de supervisión continua de la eficacia de las medidas son las inspecciones de seguimiento, las pruebas, las auditorías u otros métodos de verificación.
  • Documentar y comunicar: Documente minuciosamente todas las medidas adoptadas a lo largo del proceso CAPA, incluidos los resultados de la investigación, las medidas correctivas, los detalles de la aplicación y los resultados de la verificación, y comunique esta información a las partes interesadas pertinentes.
  • Acciones preventivas: Como parte del proceso CAPA, también puede ser necesario considerar la implementación de acciones preventivas para minimizar la probabilidad de que ocurran problemas similares en el futuro. Estas medidas proactivas incluyen evaluaciones de riesgos, mejoras de procesos, programas de formación o controles de calidad mejorados.
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Conclusión

  • Revisar y cerrar CAPA: Revise periódicamente el proceso CAPA para evaluar su eficacia e introducir las mejoras necesarias. Una vez aplicadas y verificadas con éxito las medidas correctivas y aplicadas las medidas preventivas, cierre el CAPA documentando el cierre y archivando el registro del CAPA.

Para más artículos sobre herramientas y métodos LEAN, visite nuestra página de herramientas.

Buenas prácticas para el éxito de CAPA

Es esencial comprender algunas de las mejores prácticas que contribuyen a la eficacia y el éxito de una CAPA:

  • Política y procedimientos claros: Establezca una política clara de CAPA y defina procedimientos detallados que describan las funciones, responsabilidades y pasos del proceso. Asegúrese de que los empleados comprenden la política y tienen acceso a la documentación y formación necesarias.
  • Compromiso de la dirección: Obtenga el compromiso y el apoyo de la alta dirección para dar prioridad a la implantación de CAPA. Los líderes deben participar activamente en el proceso, asignar recursos y comunicar la importancia de CAPA en toda la organización.
  • Análisis de la causa raíz: Destaque la importancia de un análisis exhaustivo de la causa raíz. Utilice herramientas y técnicas de resolución de problemas adecuadas para identificar las causas subyacentes de los problemas y evite tratar los síntomas en lugar de abordar las verdaderas causas profundas.
  • Toma de decisiones basada en datos: Basar las acciones CAPA en datos y pruebas objetivos. Recopile y analice datos relevantes para impulsar la toma de decisiones, supervisar tendencias e identificar problemas recurrentes que requieran acciones correctivas o preventivas.
  • Colaboración interfuncional: Fomente la colaboración y la comunicación entre los departamentos y equipos implicados en el proceso CAPA. Fomente la participación interfuncional para aprovechar los diversos conocimientos y perspectivas, lo que permitirá una comprensión global de los problemas y una resolución eficaz de los mismos.
  • Puntualidad y proactividad: Abordar los problemas a tiempo. Inicie de inmediato el proceso CAPA cuando surjan problemas para evitar que se agraven y minimizar las posibles repercusiones. Además, haga hincapié en las acciones preventivas proactivas para anticipar y mitigar posibles problemas antes de que se produzcan.
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Lo esencial

CAPA es un proceso vital por muchas razones. No sólo ayuda a su organización a mantener el pulso de los problemas en curso dentro de su espacio de trabajo, sino que también es una gran manera de aprovechar los datos para futuras iniciativas de mejora continua.

El objetivo de las acciones correctivas es solucionar el problema inmediato y evitar que vuelva a producirse, mientras que las acciones preventivas se centran en evitar que los problemas se produzcan en primer lugar. Trabajando en tándem, crean un proceso iterativo de mejora continua imprescindible para el sistema de gestión de calidad de una organización.


Fuentes y notas:

Este texto fue desarrollado por nuestro aliado MoreSteam.

Blackberry&Cross es aliado de MoreSteam.

(*) Blackberry & Cross realiza ajustes al texto original para mejorar la interpretación en español

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