DOWNTIME es un acrónimo en inglés que representa los ocho desperdicios en la mejora continua: Defectos, Sobreproducción, Espera, Recursos no utilizados, Transporte, Inventario, Movimiento y Procesamiento excesivo. Más adelante en esté artículo se anotan las palabras en idioma inglés que dan lugar al acrónimo DOWNTIME.

Comprometerse con una cultura de mejora continua en cualquier organización significa creer que siempre es posible crear más valor para el cliente. Al mismo tiempo, puede resultar complicado detectar pasos en el proceso de desarrollo de un producto o servicio que no agreguen valor, especialmente si son rutinas profundamente arraigadas. Taiichi Ohno, el genio del Sistema de Producción Toyota y precursor de LEAN, facilitó la detección y el abordaje de estos problemas al identificar siete tipos diferentes de “desperdicio” (muda en japonés), que incluyen problemas específicos de la línea de montaje, como defectos de productos y cuellos de botella en los procesos. Pero las estrategias de resolución de problemas LEAN Six Sigma tienen aplicaciones que van mucho más allá del mundo de los widgets, en áreas como los servicios financieros y la atención médica, donde el desperdicio es mucho más invisible y mucho más difícil de detectar.

Las herramientas LEAN Six Sigma, como el mapeo del flujo de valor y el análisis de las causas fundamentales, pueden ser métodos muy eficaces para identificar ineficiencias de productos y procesos, pero comprender los diferentes tipos de desperdicios es un primer paso crucial. A continuación, se presenta una breve introducción a los siete desperdicios de Ohno, además del octavo: recursos no utilizados. Se presentan mediante un acrónimo fácil de recordar: DOWNTIME (nótese que en inglés “downtime” significa “tiempo muerto”, o “tiempo perdido por inactividad”; pero, recuerde que en este artículo es un acrónimo usado como ayuda mnemotécnica para recordar los ocho desperdicios, también llamados MUDA en japonés)*

Explicación del DOWNTIME

Defectos, Defectuosos (Defects, Defective)

Los defectos producen unidades defectuosas y se producen cuando un producto o servicio no cumple con los requisitos de los clientes internos o externos. En pocas palabras, los defectos son errores.

Ejemplo: la batería de un teléfono inteligente nuevo se degrada rápidamente, lo que lleva a los consumidores a buscar reemplazos o a abandonar el producto por completo.

Sobreproducción (Overproduction)

La sobreproducción se produce cuando los productos se producen (o se prestan servicios) a un ritmo que excede la demanda del cliente. Si bien “demasiado” puede parecer mejor que “muy poco”, esto puede generar otras formas de desperdicio (consulte el desperdicio llamado “Inventario”) y es una señal de que se pueden incorporar valores agregados adicionales al producto o proceso en lugar de sobreproducir.

Ejemplo: Un equipo analítico de servicios financieros produce varios informes de datos internos, pero solo unos pocos son necesarios para fundamentar la toma de decisiones, lo que hace que los informes no leídos sean un esfuerzo inútil.

Espera (Waiting)

Piense en esta forma de desperdicio como el “cuello de botella”. La espera representa el tiempo que se pasa en cola entre los pasos de un proceso. En resumen, los productos y procesos deberían fluir con el menor tiempo de inactividad posible, ya que una parada es un síntoma de problemas anteriores o posteriores.

Ejemplo: Un departamento de emergencias traslada a los pacientes que ingresan sin problemas a través del registro, pero descubre que muchos pacientes esperan varias horas para ser vistos por un médico una vez que están en una cama de clasificación.

Recursos no utilizados (Non-Utilized Resources)

Esta adición a los siete desperdicios originales de Ohno representa el potencial desaprovechado de los empleados, específicamente en lo que respecta a lograr un flujo perfecto. Este desperdicio se produce cuando se considera a las personas únicamente como una fuente de trabajo y no se las involucra en la búsqueda de la mejora continua.

Ejemplo: Una empresa incluye a gerentes y ejecutivos de alto nivel en eventos kaizen, pero excluye a los empleados de primera línea, quienes a menudo aportan conocimientos críticos sobre problemas de productos y procesos.

Transporte (Transportation)

El transporte se refiere al tiempo perdido en mover productos u otros elementos relacionados con el proceso de manera innecesaria o excesiva. La producción y la prestación de servicios casi siempre implican algún movimiento, pero los equipos de excelencia operativa deben “reducir al mínimo” y encontrar la forma más eficiente de lograrlo.

Ejemplo: Un fabricante de equipos originales pide piezas a un proveedor con un tiempo de envío extremadamente largo, lo que deja en entredicho el ahorro bruto por unidad.

Inventario (Inventory)

El desperdicio de inventario está relacionado con la sobreproducción, ya que representa un exceso de materias primas, productos en proceso o productos terminados, que inmovilizan el capital y el espacio de almacenamiento. Este inventario puede estar disponible para futuros clientes, pero los riesgos son altos y múltiples: daños, robo y obsolescencia, por nombrar algunas posibilidades.

Ejemplo: Un restaurante pide menús impresos muy caros y en exceso, que se almacenan en cajas y que pronto quedarán obsoletos en la siguiente temporada.

Movimiento (Motion)

El desperdicio de movimiento se relaciona con el transporte en el sentido de que implica movimiento, pero el movimiento se refiere específicamente al movimiento de personas. Incluso si el flujo de un producto parece fluido y eficiente a distancia, se produce un desperdicio si los empleados realizan pasos físicos innecesarios para que esto ocurra.

Ejemplo: Una enfermera en una sala de UCI debe caminar hasta un armario de suministros al otro lado del edificio para cargar productos de higiene para el paciente.

Procesamiento excesivo (Excessive Processing)

El procesamiento excesivo se puede resumir como “demasiado sin una buena razón”. Este desperdicio ocurre cuando las características del producto o servicio exceden lo que el cliente está dispuesto a pagar. Superar las expectativas del cliente es un objetivo noble para cualquier producto o servicio, pero a veces el trabajo adicional no agrega valor.

Ejemplo: Una empresa de desarrollo de software que agrega “campanas y silbatos” adicionales a un nuevo producto que el trabajo de voz del cliente nunca indicó que fueran deseados.

Resumen

Ahora que tiene una idea más clara de los desperdicios de productos y procesos, será más fácil identificarlos y abordarlos en el próximo evento Kaizen de su equipo. Recuerde que “la forma en que siempre se ha hecho” puede ser una poderosa fuerza de oposición al cambio. Siempre hay una mejor manera, y comienza poniendo nombre y rostro a los problemas que pueden acechar dentro de los procesos de cualquier industria en la búsqueda del “flujo perfecto”.

Fuentes y notas:

Este texto fue desarrollado por nuestro aliado MoreSteam.

Blackberry&Cross es aliado de MoreSteam.

(*) Blackberry & Cross realiza ajustes al texto original para mejorar la interpretación en español

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