No hace mucho una colega nos envía un mensaje y nos pregunta ¿Ustedes en BlackBerry&Cross dan capacitación en Kanban?

Nuestra respuesta fue que sí, porque efectivamente lo hacemos, pero le agregamos a nuestra respuesta lo siguiente: ¿Cuando solicita usted capacitación en Kanban es en técnicas de Kanban para manufactura o para Kanban Board típicamente utilizado en SCRUM, en muchas tareas diferentes de manufactura o Kanban boards?. ¿Cuál de los dos Kanban?

Usted no se puede imaginar la discusión y, digamos, incómoda situación que surge de esto. ¿Por qué? Porque esta colega nos dice “¿Cómo que Kanban para manufactura?”, es cierto que los Kanban Board se pueden aplicar en manufactura, pero yo me refiero a Kanban Board porque aquí tenemos un equipo, queremos que aprendan a cómo manejar las tareas, cómo se mueven de “por hacer” a “hecho”, de diferentes etapas. ¿Qué es eso de Kanban para manufactura? ¿Cómo? Y bueno, empezamos a explicarle y llegó un punto en donde nos dimos cuenta de aquello de que uno no puede aprender nada que crea que ya aprendió. Sí. Y qué difícil, porque resulta ser que esta colega no sabía que las técnicas de Kanban Board no anteceden a las técnicas de Kanban de manufactura. Es decir, el primer Kanban que nace, que crece, que se logra introducir como técnica industrial, es el Kanban de manufactura. Y vamos a hablar un poquitito sobre esto.

¿Qué es Kanban en manufactura? Y ¿Qué es los Kanban boards? Similitudes, diferencias y cómo trabajarlo.

Quiero comentarle que mi primer contacto con técnicas de Kanban fue por allá de principios de los noventas. Sí, ya sé eso me delata. No en edad, pero también en experiencia. Es decir, mucho de lo que he aprendido, obviamente es producto de la experiencia y del aprendizaje formal y sobre todo de intentar utilizarlo.

Por allá de los años noventas, accedíamos a la literatura de los ochentas y por acá tengo un libro que se llama “Técnicas japonesas de fabricación” de Schonberger, un libro que está ya con esas evidencias de que tiene sus años porque sus páginas están amarillentas y les da como una especie de de pigmentación por partes amarillentas. No sé por qué pasa eso. Bueno, este libro, “Técnicas de fabricación japonesas” original del “Japanese Manufacturing Techniques”, obviamente del mismo autor de Schonberger, es de 1987, y dentro de esas técnicas de manufactura japonesas, pues obviamente venía el las técnicas de Kanban. Schonberger, lo que mencionaba en su libro es, el uso de múltiples técnicas de Kanban, es decir, no, no hablaba de una sola técnica de Kanban, pero bueno, ¿De qué se trata? Kanban de manufactura como tal es un método de producción y sobre todo de manejo del inventario, manejo del flujo del material de inventario y en cierta forma de manejo del trabajo. Se le atribuye a Taiichi Ohno el haberlo introducido en Toyota, como muchas otras herramientas, que probablemente no creó él, pero durante la década de los 50 se empiezan a trabajar con muchos elementos de fábrica visual o señales visuales.

Tradicionalmente, la técnica de Kanban se ha asociado a lo que llamamos tarjetas, porque se utilizan una serie de señales visuales manejadas por tarjetas que generan una respuesta a mecanismos de lo que llamamos “jalar el material”. Es decir, en lugar de empujar el material de un punto a otro, se trabajan hacia otros puntos que es la estación cliente. Jala el material por medio de una señal en vez de que la estación proveedora lo empuje.

¿Cómo funciona?

En general, el objetivo es trabajar el inventario de una manera más adecuada y maximizar la eficiencia al producir solamente lo que se necesita, porque cuando se jala, el material es generalmente menos propenso a que se haga más material de la cuenta que cuando se empuja.

De esta manera, las manufactura Kanban funciona creando tarjetas de Kanban. Eso es el primer paso que habría que trabajar, y una tarjeta representa una unidad de trabajo o un lote de material; Hay que definir luego la cantidad de tarjetas y cómo es que estas representan el movimiento de los lotes. Pero estas tarjetas se colocan como segundo paso en un tablero. El tablero se divide en columnas que diferencian las etapas de producción. Esas tarjetas se mueven a través del tablero y se generan nuevas tarjetas para poder manejar el WIP que llamamos el Work In Process. Obviamente estoy haciendo un resumen y esto lo podemos profundizar en nuestras capacitaciones, en nuestros talleres, pero como verá, el objetivo principal de Kanban fue generar tarjetas para ver el movimiento y progreso del inventario en el proceso de manufactura. Se vio con esta técnica que se lograban mejoras en cuanto al manejo del inventario. No había tanto inventario y había menos problemas de calidad, la comunicación entre las áreas era reforzada para poder trabajar de una manera más clara y este sistema Kanban que visualmente, Y que en japonés algunos dicen significa registro visible o placa visible, se empezó a trabajar como una técnica de gestión visual muy común.

El libro que le mencionaba de Schonberger, mantiene claramente la diferenciación que se deduce que el sistema Kanban es como cualquier sistema que emplea una tarjeta de pedido-entrega. La mayoría de las compañías del mundo podrían decir que tienen esto y esto es muy interesante que lo plantee Schonberger allá en los ochentas. Por ejemplo, durante mucho tiempo se ha acostumbrado en la industria que una tarjeta de alguna clase acompañe a los productos en el proceso. Voy a agregar yo acá que eso le llamamos en inglés un traveler. De hecho, él llama a esta tarjeta “una tarjeta viajera”. Comúnmente se usa una variedad de tarjetas o formas, órdenes de trabajo, itinerarios, fichas para ordenar más partes. Esas tarjetas y registros visibles tradicionalmente no constituye un sistema Kanban porque se les emplea en lo que se conoce como un sistema de empuje que mencionábamos antes. Agrego yo acá. Empuje versus jalar de la solicitud y control de las partes.

Una característica muy particular del sistema de Kanban es que es un sistema de extracción o jalar y bueno, Schonberger, menciona luego de que el sistema de gamas de Toyota, pues se trabajó de varias maneras, por una serie de ilustraciones, detalla las reglas, explica cómo el sistema mejora la productividad, las limitaciones que tiene el Kanban.

Hablamos de Kanban de una tarjeta, Kanban de dos tarjetas. Luego, deberíamos agregar que tal vez Schonberger no lo menciona, pero hemos encontrado en algunas compañías una mezcla entre sistemas Kanban de manufactura y lo que llamamos puntos de reorden, que no necesariamente son lo mismo, pero se complementan. Y bueno, todo esto parte de la historia del Kanban de manufactura.

Llegamos entonces, a ¿Qué es un Kanban Board? Y que es el punto de nuestra amiga. Bueno, que espero que todavía siga siendo amiga, porque después de esa conversación se sintió no sé cómo se sintió. La verdad es que creo que lo que no, no pasó a este proceso en el cual, no, no se veía ella enfrentada a un concepto que pensaba que había nacido en la industria de servicios y desarrollo de software como el Kanban Board.

No, no vamos a ver el Kanban board. No estoy diciendo que nazca directamente del camión de manufactura, pero está relacionado. Y está relacionado porque uno ambas son herramientas visuales. Entonces el Kanban de Manufactura es una herramienta visual y el Kanban del tablero o Kanban para manejo de tareas es una extensión de esto.

¿Cómo funciona un tablero Kanban?

El tablero Kanban se inventó para poder visualizar el movimiento o flujo de un inventario de tareas. Note usted la similitud con la creación del Kanban de manufactura. No movemos partes en cuando estamos desarrollando software, cuando estamos haciendo una tarea, un proyecto, cuando estamos comprando cosas, cuando estamos vendiendo cosas. Las tareas no son inventario de piezas, pero sí son inventarios, son transacciones. Esas transacciones se van a mover. Puede ser que esté “por hacer”, de “por hacer” de “en proceso” de “en proceso” a “hecho” y muy similar a lo que pasa en el proceso de manufactura. Entonces a alguien se le ocurrió, Y ese alguien pues lo podemos ver que como tal, ¿Por qué no tomar esa idea del Kanban de manufactura? y muy astutamente, lo combinaron con el manejo de acciones de transaccionales. Y si lo vemos de esa forma, los elementos se sostienen porque aparte de que la técnica es visual, utiliza tarjetas. Las tarjetas en este caso son las tareas que en algunos casos empezaron a manejarse de cierta manera y cuando lo vemos aplicado al desarrollo de software, es ese tablero mueve tareas y esas tareas se mueven en columnas, como sucede también en el Kanban de manufactura. Pero ahora, lo que pretenden no es jalar necesariamente la tarea, sino poder visualizar el movimiento de la tarea y poder controlar de una manera más expedita y con un lenguaje un poco más claro, (Sin que sea necesariamente ese lenguaje verbal) el estatus de la tarea.

Si lo vemos, por ejemplo, en el caso de desarrollo de software para desarrollo sobre un tablero Kanban se dividía en columnas de las diferentes etapas de desarrollo, desde la creación hasta tareas de la implementación y la entrega final. Cada tarea tendría un trabajo que es representa con una tarjeta, con una etiqueta y que vamos moviendo, por ejemplo, algunas columnas comunes en desarrollo de software. Pues podría ser por hacer, en análisis, en desarrollo, en pruebas y hecho. Además, de estas columnas, pues uno podría tener lo que llamamos WIP lmits o Work In Progress Limit, que es como un tope, un límite. Estos límites establecen el máximo de tareas que puede tener cada columna o cada fase e al mismo tiempo. Esto ayuda a prevenir el multitasking, lo que llamamos la multitarea, enfocarse mejor. También, se pueden agregar indicadores de flujo que se utilizan para identificar cuellos de botella, métricas de rendimiento.

Al igual que el Kanban de manufactura, el Kanban Board es una técnica que ayuda a mejorar, como decíamos, la visualización, la mejora en la comunicación, pues promete que el software se va a entregar un poquito más rápido, Es decir, mejora el flujo o mejora la productividad, hay mejora continua porque el tablero Kanban de tareas fomentan esa comunicación y generalmente se revisan en reuniones o en algún tipo de actividades. Y también se fomenta un poco más la flexibilidad.

Entonces noten que al fin y al cabo es cuando le decíamos a la compañera que si queríamos Kanban de manufactura o Kanban de servicios lo que queríamos enfocar, no el área en el que se iba a aplicar. Porque si hay diferencias de práctica Es decir, de cómo se aplica. Pero el espíritu, la esencia, es la misma. Fábrica visual, mejora del flujo, control del inventario, visualización de ese inventario, movimiento y productividad, mejora en la flexibilidad del proceso y una serie de tareas similares.

Esperamos que esto le haya servido, que las referencias bibliográficas le hayan sido de interés,

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