Una visión audaz del cambio puede llevar a una organización a nuevos niveles de competitividad. Pero esa visión no saldrá de la oficina de la esquina a menos que todos los niveles de la organización trabajen para darle vida. Hoshin Kanri es la herramienta de mejora continua que permite a las empresas integrar los objetivos estratégicos en sus operaciones cotidianas.

La planificación Hoshin, o Hoshin Kanri, es un método de planificación integral que pretende alinear los objetivos estratégicos y las iniciativas en todos los niveles de una organización. En esencia, la planificación Hoshin pretende eliminar las ineficiencias derivadas de la falta de comunicación entre los distintos departamentos. Esto suele lograrse creando una hoja de ruta clara en la que se detallan los objetivos estratégicos y anuales de la empresa, desarrollando un proceso de despliegue y alineación, y ejecutando y supervisando los avances.

La planificación Hoshin reconoce que las organizaciones de éxito se basan en una sólida alineación estratégica. Hace hincapié en la importancia de garantizar que todas las personas de todos los niveles de la organización trabajen en pos de los mismos objetivos estratégicos.

Entendiendo la planificación Hoshin

Historia del Hoshin Kanri

Las secuelas de la Segunda Guerra Mundial no dejaron a la mayoría de las organizaciones japonesas más remedio que reconstruir sus flujos operativos. A su vez, muchas industrias y servicios adaptaron los métodos de Deming, Drucker y Juran. Estas enseñanzas de gestión articulaban un nuevo imperativo para las organizaciones: alcanzar los objetivos de calidad requería algo más que la excelencia en la primera línea; necesitaba todos los niveles de la organización.

Los esfuerzos por codificar el trabajo de planificación estratégica y despliegue de políticas de las organizaciones para lograr la excelencia en la fabricación llevaron a acuñar el término «Hoshin Kanri» -traducido aproximadamente como «control de la dirección»- en la década de 1960. Obtuvo mayor reconocimiento y popularidad en los años 80, cuando diversas publicaciones y autores empezaron a referirse a él como «Planificación Hoshin». El término «Planificación» se utilizó para destacar la naturaleza estructurada y sistemática del enfoque.

Principios clave de la planificación Hoshin

La Planificación Hoshin también se conoce como «despliegue de la estrategia». Este término hace hincapié en los aspectos de aplicación y ejecución más que en los meros elementos de planificación de la estrategia de una organización. También subraya la idea de que los objetivos estratégicos no se limitan a la alta dirección, sino que deben desplegarse por toda la organización, en cascada, desde arriba hacia abajo, a todos los niveles y departamentos.

En resumen, se trata de un sistema que conecta la estrategia general con el trabajo ampliado a nivel de producto o proceso.

En la práctica, esto implica:

• Articular claramente una visión y unos objetivos a largo plazo.
• Convertir esos objetivos en “cascada” para toda la organización, desarrollando y mejorando los procesos que permitan alcanzarlos de forma coordinada e interdepartamental.
• Dar prioridad a las iniciativas de mayor impacto y asignar los recursos de forma eficaz para evitar que los empleados se dispersen demasiado.
• Conectar los objetivos y los procesos departamentales con el trabajo diario individual.
• Animar a los empleados a responsabilizarse de sus objetivos para fomentar una cultura de colaboración y resolución proactiva de problemas.
• Participar sistemáticamente en el PDCA para evaluar los avances en el despliegue de la estrategia y recalibrarla, si es necesario, anualmente y con mayor frecuencia (a menudo mensualmente).

Ventajas de la planificación Hoshin

La implementación de la planificación Hoshin en las organizaciones ofrece varias ventajas significativas:

• Alineación estratégica: elimina silos, mejora la coordinación y aumenta la concentración en las prioridades.
• Mejora de la ejecución: la planificación Hoshin proporciona un marco para prever objetivos a largo plazo, lo que mejora la capacidad de la organización para ejecutar iniciativas con eficacia.
• Mejora de la comunicación y la colaboración: a lo largo del proceso de implantación, los equipos y las personas se relacionan entre sí para alinear objetivos, intercambiar ideas y compartir las mejores prácticas.
• Optimización de recursos: las organizaciones pueden garantizar que la asignación de recursos se centra en actividades de gran impacto alineando los recursos con los objetivos estratégicos. Así se evita el despilfarro de recursos en proyectos no esenciales y se mejora su utilización.
• Compromiso y capacitación de los empleados: la planificación Hoshin implica activamente a los empleados de todos los niveles en el proceso de planificación y ejecución estratégica. Los empleados desarrollan un sentido de propiedad, compromiso y motivación al participar en el establecimiento de objetivos.

• Medición del rendimiento y transparencia: se establecen y controlan los indicadores clave de rendimiento para seguir los avances y evaluar la eficacia de las estrategias, lo que permite tomar decisiones basadas en datos e identificar problemas en una fase temprana.
• Adaptabilidad a entornos cambiantes: mediante revisiones y ajustes periódicos, las organizaciones pueden adaptar sus objetivos estratégicos y planes de ejecución para hacer frente a nuevos retos o aprovechar nuevas oportunidades.

El proceso de Planificación Hoshin

El proceso de planificación Hoshin consta de varios pasos clave:

Primer paso: Establecer Objetivos Estratégicos

• Identificar y definir los objetivos estratégicos a largo plazo que estén en consonancia con la visión, la misión y los valores de la organización.
• Estos objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART).
• Los objetivos estratégicos proporcionan una dirección clara y orientan la visión global de la organización.

Segundo paso: Elaborar Objetivos Anuales

• Traduzca los objetivos a gran escala en otros más pequeños que puedan alcanzarse en un plazo más corto (normalmente anual).
• Desglosar los objetivos a largo plazo en metas específicas, viables y mensurables para el año siguiente.
• Los objetivos anuales deben alinearse con los estratégicos y contribuir a su consecución.

Tercera etapa: Alineación y Despliegue

• Comunicar los objetivos a los distintos niveles y departamentos, asegurándose de que comprenden su papel en la consecución de los mismos.
• Desplegar los objetivos elaborando planes de acción y asignando recursos para apoyar su consecución.
• Cada nivel de la organización alinea sus objetivos con los de los niveles superiores, creando una línea de visión clara desde el nivel estratégico al operativo.

Cuarto paso: Ejecución y Supervisión

• Ejecutar los planes de acción y supervisar los avances hacia la consecución de los objetivos.
• Establezca un proceso periódico de revisión y elaboración de informes para hacer un seguimiento de los resultados en relación con los objetivos.
• Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas para medir los avances e identificar las deficiencias de rendimiento.

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Elementos críticos para el éxito de la planificación Hoshin

Hay varios factores que pueden dificultar la aplicación de la planificación Hoshin:

• Cambio cultural: exige pasar de un enfoque de gestión tradicional descendente a un proceso de toma de decisiones más colaborativo y participativo, que puede encontrar resistencia entre empleados y directivos.
• Claridad estratégica – Desarrollar objetivos estratégicos claros y significativos que se ajusten a la visión de la organización y articulen la dirección a largo plazo puede resultar complejo.
• Objetivos en cascada – Garantizar una cascada eficaz de objetivos desde los niveles estratégicos a los operativos requiere una cuidadosa comunicación, coordinación y alineación entre departamentos.
• Asignación de recursos – Las organizaciones suelen disponer de recursos limitados, por lo que priorizar y alinear esos recursos con múltiples objetivos e iniciativas puede resultar complejo.
• Ejecución y supervisión – Supervisar los avances, hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y garantizar la rendición de cuentas en los distintos niveles de la organización puede llevar mucho tiempo y consumir muchos recursos. La falta de recursos específicos o de un sistema de seguimiento sólido puede dificultar el éxito de la ejecución.
• Resistencia al cambio – La implantación de la planificación Hoshin implica cambios en los procesos, las funciones y las responsabilidades. La resistencia al cambio de los empleados, especialmente de aquellos acostumbrados a los procesos tradicionales de toma de decisiones, puede suponer un reto importante.

Por estas razones, es esencial entender y memorizar las mejores prácticas para un despliegue exitoso de la Planificación Hoshin:

Compromiso de liderazgo

El compromiso de los líderes es crucial. Los líderes deben defender y apoyar activamente el proceso y demostrar su compromiso participando activamente, proporcionando recursos y fomentando una cultura que valore la alineación estratégica.

Claridad y alineación estratégicas

Defina y comunique con claridad la visión, la misión y los valores de la organización. Alinee los objetivos estratégicos con las metas a largo plazo y asegúrese de que se transmiten y comunican eficazmente a toda la organización.

Comprometer e implicar a los empleados

Fomente las aportaciones, la participación y la colaboración de los empleados a todos los niveles durante todo el proceso. Los empleados comprometidos aportan diversas perspectivas, se identifican con sus objetivos y contribuyen activamente al éxito de la organización.

Desarrollar objetivos factibles y mensurables

Cree objetivos anuales que sean específicos, viables y mensurables. Asegúrese de que estén alineados con los objetivos estratégicos y de que tengan metas y plazos claros. Esto facilita el seguimiento del progreso, la evaluación del rendimiento y la toma de decisiones basadas en datos.

Objetivos en cascada y rendición de cuentas

Establezca objetivos en cascada de arriba abajo, asegurándose de que los objetivos de cada nivel contribuyen a los objetivos de nivel superior. Defina claramente las funciones y responsabilidades, estableciendo la rendición de cuentas para cada objetivo. Asegurarse de que todo el mundo comprende su papel en la consecución de los objetivos fomenta el sentido de pertenencia y el compromiso.

Comunicación y colaboración eficaces

Establezca canales de comunicación eficaces para garantizar que la información fluya fácilmente por toda la organización. Fomentar una cultura de comunicación abierta en la que se alienten y valoren las ideas y los comentarios.

Ejecución y Supervisión sólidas

Desarrollar un plan de ejecución sólido con pasos de acción claros, plazos y asignación de recursos. Ponga en marcha un proceso de supervisión y revisión para seguir los avances, medir el rendimiento en relación con los objetivos e identificar áreas de mejora. Revisar y ajustar periódicamente el plan de ejecución en función de la información recibida y de la evolución de las circunstancias.

Formación y Apoyo

Proporcionar formación y apoyo adecuados a los empleados que participan en el proceso de planificación Hoshin. Desarrollar sus habilidades de pensamiento estratégico, fijación de objetivos, ejecución y resolución de problemas.

Celebrar el éxito y reconocer los logros

Celebrar los logros e hitos alcanzados durante el proceso de planificación Hoshin. Reconozca a las personas y equipos por sus contribuciones y esfuerzos.

Lo esencial

En última instancia, alinear la estrategia y la ejecución a través de la Planificación Hoshin aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos de la organización, mejora la eficiencia operativa y promueve una cultura de mejora continua. Permite a las organizaciones navegar por entornos empresariales complejos y dinámicos con claridad y concentración, lo que conduce a un éxito sostenido y a una ventaja competitiva.

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Fuentes y notas:

Este texto fue desarrollado por nuestro aliado MoreSteam.

Blackberry&Cross es aliado de MoreSteam.

(*) Blackberry & Cross realiza ajustes al texto original para mejorar la interpretación en español

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