Auditorías a registros contables ¿qué tan concordantes son?
En los procesos transaccionales de contabilidad, sea como parte de las actividades de R2R (Record to Report), o en general
como una práctica convencional, las auditorías a los registros contables son habituales, comunes.
Los centros de servicio compartido, o “shared services centers”, generalmente invierten tiempo, dinero y recursos administrativos en el establecimiento de prácticas de auditoría de registros contables y de otro tipo. Vale entonces tomarse el tiempo para asegurar que se haga bien.
Según la organización, se revisan aspectos sobre el correcto ingreso del registro contable: fechas, montos, datos de la factura, categorización o asignación en cuenta contable, etc.
Y como en toda auditoría, algunas veces hay registros que son encontrados como “defectuosos”, “erróneos”, “rechazados”.
Pero, ¿realmente están erróneos?
Más aun: ¿están los registros declarados como “aceptados”, dentro de las especificaciones?
Miles de transacciones. Más trabajo innecesario. Esto es desperdicio en procesos contables.
Algunos clientes amigos nos indican que han detectado hasta un 25% de las transacciones auditadas, como incorrectamente rechazadas.
Imagine este caso:
Si el 25% de los registros contables se rechaza erróneamente, serán enviadas todas esas transacciones a un “retrabajo contable”.
Uno de nuestros clientes estima que esto significa para su negocio, gasta tiempo en revisar “errores que no lo son”, y podría alcanzar la cifra de 10 mil transacciones al año, o el equivalente a una(1) o dos(2) personas dedicadas a revisar “errores que no existen”.
Peor aun: ¿cuántos errores verdaderos no fueron considerados como tal en la auditoría?
Auditorías con personal entrenado. Muy bien, pero no es suficiente
Los(as) auditores(as) de registros contables no deciden por cuenta propia salir a auditar. No.
Son un grupo seleccionado, entrenado y supervisado.
Entonces, ¿cómo es posible alegar que exista posibilidad de error en declarar un registro bueno como malo, y un registro malo como bueno?
Es un problema natural y habitual a todo proceso de inspección: la concordancia.
Tres tipos de concordancia
Cuando se inspecciona, audita, algo (una parte, un registo, un ensayo, etc.), siempre es necesario verificar que los inspectores(as) son concordantes.
Hay tres (3) tipos de condordancia a confirmar:
– Del auditor consigo mismo
– Entre auditores
– De los auditores con el estándar
Concordancia consigo mismo
En este caso, visualice esta situación: si entregamos a un auditor, o auditora, un registro a inspeccionar, y lo declara como “inaceptable”, ¿podemos estar seguros que ese mismo
registro, inspeccionado por la misma persona, en otro momento (otro día, otra semana), será considerado “inaceptable” siempre?
Si es así, quien audita es concordante consigo mismo(a); pero, esto no significa que haya sido concordante con los demás auditores y contra el estándar de auditoría.
Es decir: cabe la posiblidad de tener auditores concordantes consigo mismos, totalmente equivocados.
Claro, es evidente que también es posible tener auditores concordantes consigo mismos, y correctos en su juicio contra el estándar y con los demás auditores.
Pero, ¿verifica usted esto?
Concordancia entre auditores
Es común escuchar discusiones como:
Auditor 1: Yo creo que eso está mal.
Auditor 2: A mí me parece que no está mal…Es decir, no es perfecto, pero pasa.
Auditor 1: ¿Pasa? No, eso no pasa.
Auditor 2: Por favor, claro que pasa…
Y así, hasta llamar al jefe o jefa para “conciliar”.
Esto es un desperdicio con falta de concordancia entre auditores(as).
Algunos dirán: “bueno, siempre puede haber diferentes opiniones”.
Un momento: esto es una auditoría entrenada, evaluada y en la que invierte tiempo y dinero para estandarizar prácticas contables, hay normas contras las cuales comparar y
se supone que los auditores son evaluados tras su entrenamiento. Esto no es un asunto de “opinión”. Esto es un asunto de inspección estandarizada.
Si no hay concordancia entre auditores, ¿cómo poder confiar en los resultados de la auditoría?
Y aun, suponiendo concordancia entre auditores, ¿serán concordantes contra el estándar?
Concordancia contra el estándar
En los entrenamiento de auditoría de registros contables, y otras, debe existir un estándar contra el cual evaluar.
Ese estándar de casos, es una ilustración contralada, trazable, de aplicación de criterios que se desprenden de las normas y procedimientos.
No es inusual preguntar por este estándar y recibir respuestas como: “Bueno, tenemos el manual de entrenamiento con ejemplos…”
Un manual de entrenamiento con ejemplos es útil, pero no es una muestra maestra de inspección.
Será necesario verificar que cada persona concuerda contra el estándar.
Y esa muestra maestra de casos puede cambiar con el tiempo, a cargo de un comité o grupo líder de verificar concordancia.
¿Cómo hacer esto?
En Blackberry&Cross le ayudamos a hacer estos estudios.
Usted puede elegir entre:
– Asesoría para estudios de concordancia
– Entrenamiento en estudios de concordancia
Y de esta forma podrá dar los pasos necesarios hacia un proceso de auditoría de registros contables más sólida y confiable.
En el siguiente episodio le contamos más al respecto:
Fecha Original: Lunes 5 de Abril, 2021
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