Como líder mundial en cursos eLearning de LEAN Six Sigma, estamos bien equipados para gestionar un cambio permanente a las aulas en línea. Pero, al igual que ocurre en todas las organizaciones, los efectos de COVID-19 nos empujaron fuera de nuestra zona de confort de múltiples maneras.

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Nuestra simulación LEAN más popular se llama Inbox. Se trata de una simulación práctica de un día de duración que ilustra los principios LEAN y las mejores prácticas. Antes del cierre de Covid, habíamos realizado Inbox cientos de veces, pero siempre en persona.

Se tarda entre 6 y 8 horas en hacerlo y es muy interactivo, por lo que ni siquiera nos planteamos realizarlo virtualmente cuando lo diseñamos. Nunca nos pareció una opción viable: ¿cómo mantener a la gente interesada durante una sesión de Zoom de un día de duración?

Además, uno de los principios clave de LEAN es el Gemba, el lugar donde se realiza el trabajo real. ¿Cómo llevar a cabo una simulación LEAN cuando todo el mundo trabaja desde casa?

Así que, aunque nunca planeamos ofrecer Inbox virtualmente, COVID-19 nos obligó a hacerlo. Cuando los clientes siguieron queriendo hacer la simulación, supimos que nuestra única opción era ponerla en línea.

El resultado fue mucho mejor de lo que esperábamos.

Adaptación a una nueva forma de enseñar simulaciones LEAN

He aquí algunos puntos clave que descubrimos al cambiar a un entorno en línea:

1. En lugar de organizar Inbox para 15 personas, como solemos hacer en persona, lo hicimos para 39. Y el entorno en línea aumentó la participación.
2. Utilizamos salas de reuniones para que grupos más pequeños pudieran reunirse y mantener conversaciones, lo que hizo que la gente participara aún más de lo normal. En una clase normal, es fácil que alguien desaparezca y no participe. Pero virtualmente, todo el mundo podía escribir en el chat y contribuir desde su ubicación remota.
3. También utilizamos varios presentadores, en lugar de uno solo, para ofrecer diferentes voces y perspectivas a lo largo del día.
4. Desde el principio, nos dimos cuenta de que no podíamos mantener este entorno de simulación virtual por nuestra cuenta, así que buscamos ayuda externa. Con Mural, una plataforma de inteligencia en línea, creamos una oportunidad perfecta para que los participantes colaboraran en tiempo real a través de pizarras digitales.
5. Cuando nos dimos cuenta de que íbamos a pasar a un entorno virtual a largo plazo, practicamos y practicamos. Documentamos el nuevo trabajo estándar de impartir una simulación virtualmente. ¿Con qué problemas potenciales se puede encontrar el instructor al utilizar software electrónico de simulación y colaboración en una plataforma de reuniones? Es mucha tecnología para que los instructores la manejen a la vez. Necesitaban practicar, practicar y practicar para sentirse cómodos.
6. También nos dimos cuenta con el tiempo de que necesitábamos cambiar el marco temporal de la formación. Un evento presencial de un día se convirtió en dos sesiones de cuatro horas con varios descansos. El cansancio del zoom es real. No sólo para los participantes, sino también para los instructores.

El futuro de la simulación virtual es brillante

Las simulaciones virtuales nunca han sido tan populares. Inbox es algo que nunca pensamos que funcionaría en línea, pero le dimos una oportunidad gracias a COVID-19. Durante la pandemia, a las empresas les urgía hacer frente a su nueva y cambiante situación. Las cosas cambiaban a diario, ya se tratara de vacunar a la gente o de fabricar y enviar productos.

Ahora que hemos salido de la crisis, las empresas saben que muchos aspectos de la formación son importantes para la organización: desarrollar la capacidad de resolver problemas, crear un equipo cohesionado, ayudar a las personas a comprender los flujos de valor de principio a fin y, simplemente, reunirse. Las simulaciones encajan perfectamente en todo ello.

Cuando empezamos a ofrecer simulaciones virtuales, pensé que sería por un breve periodo y que luego todo volvería a ser como antes. Ahora tengo claro que el trabajo híbrido ha llegado para quedarse.

Realizar una simulación virtualmente te ayuda a prepararte para realizar una actividad de resolución de problemas virtualmente. Así es como trabajamos ahora. ¿Y no debería la simulación reflejar nuestra forma de trabajar?

Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente el 27 de mayo de 2020 y se ha actualizado para que sea más preciso y completo.

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Fuentes y notas:

Este texto fue desarrollado por nuestro aliado MoreSteam.

Blackberry&Cross es aliado de MoreSteam.

(*) Blackberry & Cross realiza ajustes al texto original para mejorar la interpretación en español

Si usted está interesado(a) en temas LEAN Six Sigma, recuede consultar: https://blackberrycross.com/cursos/

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