Estas son 10 de las barreras organizativas o culturales más comunes que los equipos de análisis de causa raíz deben enfrentar.
El análisis eficaz de la causa raíz requiere comprender estas barreras y luego prevenirlas o superarlas a medida que se presentan.
Este artículo enumera cada una de las barreras para el análisis de la causa raíz; describe la barrera y sugiere posibles soluciones que incluyen las formas más obvias y menos obvias de superar los obstáculos para un análisis eficaz de la causa raíz.
- El problema está mal o incorrectamente definido.
- No se utiliza un enfoque sistemático.
- Las investigaciones se detienen prematuramente.
- Las decisiones se basan en conjeturas, corazonadas o suposiciones.
- Se emplea un nivel de detalle inadecuado.
- A veces se permite que las soluciones provisionales de contención se vuelvan “permanentes”.
- Las habilidades, el conocimiento y la experiencia necesarios para descubrir la causa raíz no están disponibles.
- La falta de voluntad organizativa para abordar los problemas “más grandes”.
- Miedo a ser culpado.
- “No tengo tiempo”.
# 1 | El problema está mal o incorrectamente definido.
Descripción de la barrera:
Con un problema mal o incorrectamente definido, diferentes personas en el equipo pueden tener diferentes interpretaciones de cuál es el problema o todo el equipo podría marchar en la dirección completamente incorrecta resolviendo algo que ni siquiera es un problema.
Remedios potenciales:
Solución obvia: utilice una hoja de trabajo de declaración de problemas estandarizada para definir y comunicar el problema que debe abordarse.
Remedio menos obvio: cada miembro del equipo articula el problema en sus propias palabras y / o hace que personas ajenas al equipo revisen la hoja de trabajo de declaración del problema.
# 2 | No se utiliza un enfoque sistemático.
Descripción de la barrera:
Un enfoque aleatorio y desenfocado de RCA puede llevar a conclusiones prematuras sin datos que los respalden, revisando el mismo problema una y otra vez, caminos sin salida y tiempo perdido.
Remedios potenciales:
Solución obvia: utilice un proceso estructurado para el análisis de causa raíz con acción correctiva
Remedio menos obvio: a intervalos regulares, revise dónde se encuentra en el proceso y / o haga que alguien externo a su equipo realice una auditoría informal de su progreso.
# 3 | Las investigaciones se detienen prematuramente.
Descripción de la barrera:
El problema con detenerse antes de encontrar la causa raíz REAL es que la solución solo será una curita en el mejor de los casos. Si no resuelve un problema en su origen, volverá a perseguirlo.
Remedios potenciales:
Remedios obvios: Haga la pregunta de la causa raíz: ¿Esta causa explica todo lo que sabemos sobre cuál es el problema, así como todo lo que sabemos sobre cuál no es el problema? O utilice la técnica Five-Whys para asegurarse de que la causa identificada sea realmente la fuente. O bien, verifique y valide la solución.
Remedio menos obvio: Pregunte: ¿Eliminar esta causa raíz hará IMPOSIBLE que este problema vuelva a ocurrir?
# 4 | Las decisiones se basan en conjeturas o suposiciones.
Descripción de la barrera:
Si bien las opiniones (sin hechos) pueden ayudarlo a orientarlo hacia una decisión, tomar decisiones sin datos puede ser arriesgado y puede llevar al equipo a una persecución salvaje.
Remedios potenciales:
Remedios obvios: tomar decisiones basadas en hechos; pregúntense: “¿Qué datos tenemos que nos dan la confianza de que esta es la decisión correcta?”
Remedios menos obvios: haga un argumento por escrito citando razones de hecho que cree que su decisión es buena. Si tiene dificultades para encontrar los hechos, entonces probablemente no esté tomando una decisión basada en hechos. O utilice un Diagrama de causa y efecto (espina de pescado) que muestre la decisión como resultado y luego enumere los hechos de apoyo en las ramas.
# 5 | Se emplea un nivel de detalle inadecuado.
Descripción de la barrera:
La resolución de problemas y la recopilación de datos pueden generar una gran cantidad de información que puede ser difícil y tediosa. Sin embargo, la verdadera causa raíz puede estar oscurecida por muchos otros datos irrelevantes o menos importantes, por lo que profundizar en un problema con atención en los detalles puede significar la diferencia entre resolver el problema o perder completamente la marca.
Remedio potencial:
Soluciones obvias: confirme que su equipo está trabajando en cada paso de resolución de problemas y no está avanzando hacia la solución
Solución menos obvia: consulte el diagrama de flujo del proceso y revise cada paso del proceso para asegurarse de que cada uno se entiende bien.
# 6 | Las correcciones de contención provisionales se vuelven “permanentes”.
Descripción de la barrera:
A veces, la contención provisional “oculta” el efecto del problema “quitando la presión” de llegar a la causa raíz.
Remedios potenciales:
Solución obvia: independientemente del modelo de resolución de problemas que esté utilizando, no se detenga cuando parezca que el problema desaparece; asegúrese de completar el ciclo de resolución de problemas.
Soluciones menos obvias: establezca una fecha de vencimiento para la contención provisional o establezca una fecha para revisar el estado de la solución de contención provisional independiente del resto del proceso de resolución de problemas.
# 7 | Las habilidades, el conocimiento y la experiencia no están disponibles.
Descripción de la barrera:
Los miembros del equipo pueden no tener las habilidades, el conocimiento o la experiencia necesarios para profundizar en la causa raíz. Los síntomas de esta barrera incluyen la incapacidad de utilizar programas especiales para acceder y analizar datos, la falta de conocimiento detallado del proceso y / o no apreciar la historia del problema, el proceso y los actores involucrados.
Remedios potenciales:
Solución obvia: si un equipo interno no tiene las habilidades y los conocimientos necesarios, recurra a un experto.
Soluciones menos obvias: realice una auditoría de las habilidades del equipo a medida que se aplican al problema y luego identifique las lagunas y / o revise las bases de datos internas de Mejores Prácticas para encontrar posibles soluciones a problemas similares.
# 8 | Falta de voluntad organizacional para abordar problemas “más grandes”.
Descripción de la barrera:
Los problemas difíciles de resolver requieren el apoyo de la administración en forma de recursos, acceso a la información y una mente abierta a las soluciones. Sin una fuerte voluntad organizativa para abordar grandes problemas, los equipos pueden frustrarse y no tomar su tarea en serio.
Remedios potenciales:
Soluciones obvias: Asigne “campeones” de nivel gerencial a los proyectos RCA y haga que la gerencia “firme” la declaración del problema antes de que el equipo continúe con el proyecto.
Remedio menos obvio: comunique los beneficios de RCA en el lenguaje de gestión: tiempo y dinero
# 9 | Miedo a ser culpado.
Descripción de la barrera:
El análisis de causa raíz descubrirá problemas con el sistema existente que alguien, en algún momento, puso en práctica. Es fácil señalar con el dedo cuando comienzas a acercarte a la causa raíz de un problema y ese hecho de señalar con el dedo podría intimidar a los miembros del equipo hasta el punto de ocultar el problema real por temor a que se lo culpe.
Remedios potenciales:
Remedios obvios: concéntrese en los problemas con el PROCESO y no en las personas en el proceso y haga que las personas que crearon el proceso del problema sirvan como recursos para el equipo en lugar de ser miembros del equipo.
Remedio menos obvio: cree un pacto de amnistía en el que el equipo acuerde que nadie será culpado por problemas pasados.
# 10 | “No tengo tiempo”.
Descripción de la barrera:
La mayoría de las personas pasan al menos parte de su día haciendo algo que no tendrían que hacer si se solucionara un problema crónico. Como dice el dicho, siempre hay tiempo para hacerlo de nuevo, pero nunca hay tiempo para hacerlo bien la primera vez.
Remedios potenciales:
Soluciones obvias: cuantifique cuánto cuesta vivir con el problema, tanto en tiempo como en dinero, y al comienzo del proceso de RCA, establezca requisitos de tiempo realistas para los miembros del proyecto, así como plazos para la finalización del proyecto.
Soluciones menos obvias: explore el impacto de los errores recurrentes desde el punto de vista de su cliente; Para problemas realmente difíciles, utilice un enfoque de inmersión (o evento Kaizen) para resolver el problema en el que los miembros del equipo se toman un día o más lejos de sus tareas laborales habituales para concentrarse por completo en el problema.
Entrenamiento
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Este artículo pertenece a Resources Engineering, aliado de Blackberry&Cross. Blackberry&Cross ha modificado y adaptado el contenido a español, en modo podcast y video.
Fecha Original: Miércoles 5 de Agosto, 2020
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