Zero Inbox Initiative [ZI²]

por Blackberry&Cross

Cuando pensamos en ZQC (Zero Quality Control) sabemos que la clave está en dos ejes:

– evitación

– prevención (o mitigación)

Evitar. Prevenir. Todo con el fin de no percibir ni experimentar el impacto de la variación, de las acciones y sus reacciones (si no suceden…probablemente no tendrán reacciones).

“No sabemos qué hacer. ¡Es desesperante! ¡La cantidad de correos electrónicos entre los mismos colegas es abrumadora!”, palabras de un colega gerente de T.I., en una empresa amiga y cliente.

La cantidad de correspondencia digital ha incrementado a puntos en los cuales, es verdaderamente desafiante poder mantener la concentración y efectivamente de los equipos, clientes, y todos los que formamos parte del ecosistema de negocios.

Al igual que en ZQC, es necesario prevenir y buscar elementos de evitación que mejoren el desempeño, y no “administrar” el volumen de transacciones.

El e-mail no es el problema

No creemos que el e-mail sea el problema; es tan solo un vehículo de comunicación.

Algo (si, por ahora “algo”) sucede en las interacciones vía e-mail, chat o similares, que genera transacciones con un alto valor de FTR (Tiempo de Primera Resolución): correos, mensajes, vienen y van; dos, tres o muchas más personas involucradas, activa o pasivamente, y hacen de un tema, una “romería de mensajes”. Quizás luego para coordinar una reunión en donde “se aclare el tema”.

¿Le pasa a usted?

¿Es usted abrumado por miles de e-mails día a día?

¿Son esos e-mails, en su gran mayoría, correspondencia interna, de sus colegas, compañeros(as) de trabajo?

A lo mejor los e-mails de los clientes se mezclan entre tanto mensajes internos, y la distracción es generosa…

Vale la pena preguntarnos si esta es la dinámica que necesitamos, deseamos o bien, diseñamos.

¿Es esto lo que usted diseñó?

Le agradezco si se toma dos minutos y contesta esta pregunta:

¿Diseñó usted el flujo de comunicación transaccional o le dio herramientas a la gente y los dejó “fluir”?

Sin calles diseñados, los vehículos…crean sus propias rutas.

A lo mejor…

Quizás usted experimenta algo como esto:

– Ya el SPAM está más controlado por sus colegas de T.I.; 
– Correspondencia personal no llega a medios de la empresa

– Tiene plataformas de chat, redes sociales empresariales, y más.

Pero,  el desafío es cómo reducir el tráfico de e-mails entre el equipo, menos ir-y-venir en el chat, en redes, etc. Mejorar la cooperación. Mejorar la resolución.

Y serían beneficios también:

– Contribuir a la creación de conocimiento explícito

– Aumentar la productividad en la toma de decisiones

– Mejorar la calidad de toma de decisiones

Por esto, le presentamos el proyecto ZI²: Zero Inbox Initiative.

ZI²: Zero Inbox Initiative

ZI² pretende enfocarse en la búsqueda e investigación de técnicas, herramientas, metodologías, que mejoren la cooperación entre equipos, para disminuir el tráfico de mensajes en cualquier “inbox”, y a la vez mejore el FTR (Tiempo de Primera Resolución).

Al mejor la capacidad de respuesta efectiva y cooperativa, se esperaría:

– Más productividad personal

– Mejor calidad en la toma de decisiones

– Comunicación efectiva entre grupos

– Tiempo de respuesta más rápido

Igualmente, proponemos explorar mejores técnicas de KM (Knowledge Management) para que esos mensajes, esas conversaciones, con conocimiento tácito, se conviertan en conocimiento explícito-estructurado.

En ZI² compartiremos ideas y recursos para reducir el tráfico de e-mails a su inbox, o bien, lograr una mayor y mejor eficiencia de comunicación.

Acceda a recursos en i4is: http://i4is.blackberrycross.com y luego aquí, en “posts” de Linkedin.

Participe con sus ideas, conteste encuestas, déjenos saber sus victorias (o errores) para juntos contribuir a la productividad transaccional.

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Original: Viernes 14 de Julio, 2017.