Cada nuevo viaje comienza con un solo paso. Ese proverbio común suena verdadero y se aplica a la mayoría de los aspectos de la vida, incluida la decisión de comenzar un nuevo negocio u organización. Una empresa puede mirar hacia atrás con cariño a la primera decisión audaz y valiente de simplemente comenzar. Sin embargo, el viaje no solo se define con el primer paso, sino que todos los pasos contribuyen al dónde te encuentras hoy. A lo largo del camino, se deben tomar decisiones para garantizar el éxito del negocio.

Al principio de la vida de una organización, el personal es limitado y todos llevan muchos sombreros. Las decisiones se toman en función de los recursos disponibles y de lo que se puede hacer para que funcione por ahora. Los sistemas son creados e implementados para ayudar con el crecimiento de la empresa. En el campo de la fabricación, en particular, a medida que la empresa se expande, también aumenta el número de herramientas, medidores y dispositivos de medición. Viene con el territorio que a medida que aumentan los productos y servicios ofrecidos, la cantidad de equipos de apoyo también se multiplica.

En algún momento, la cantidad de herramientas y medidores alcanzan una masa crítica. El seguimiento de todos los equipos demuestra ser una parte mucho más importante del rol del equipo de calidad. Las hojas de cálculo y los rastros de papel de cosecha propia comienzan a mostrar sus limitaciones. Los medidores se encuentran en todas partes y, sin embargo, nunca están donde deben estar. La calibración de las herramientas se vuelve difícil o imposible de anticipar, y los registros detallados son el sueño de un gerente de calidad. Se avecinan difíciles opciones sobre cómo expandir, mejorar y volver a imaginar el proceso de gestión de instrumentos.

Un obstáculo inicial es determinar si un nuevo sistema está justificado en este momento. “Nuestro proceso actual ha funcionado bien hasta ahora” o “¿Realmente necesitamos invertir en esto ahora?” Son frases comunes de oposición. En algunos casos, los sistemas de gestión de medidores existentes pueden estirarse o encintarse en el conducto para, con suerte, cojear. Sin embargo, esta ruta crea un riesgo adicional para la organización. Un sistema sobrecargado o inadecuado probablemente hará que se pierda un servicio crucial, que se usen medidores más allá de sus intervalos de calibración y que se pierda la calidad general de las piezas y productos que se producen. Las conversaciones incómodas con clientes y auditores podrían estar a la vuelta de la esquina.

Con suerte, la pérdida de un contrato crítico, o el hecho de estar en el lado equivocado de una auditoría, no es necesaria para que una empresa aprecie la importancia de un proceso de administración de instrumentos bien administrado.

Después de que haya habido suficiente evidencia o aceptación por parte de la organización de que se necesita un cambio, ¿cuáles son los próximos pasos? Primero, una inspección detallada del sistema heredado es crucial. Esto implica revisar todos los recursos, el personal y los métodos actuales que se utilizan en la actualidad. Una evaluación honesta por parte de un equipo de partes interesadas debería revelar qué aspectos del sistema antiguo funcionaron bien, fueron adecuados o se comprobó que faltaban por completo.

Al identificar las fallas y los puntos débiles del proceso actual, un conjunto de requisitos comienza a tomar forma para el reemplazo. Documentar esta fase de investigación puede resultar extremadamente valioso más adelante. Esto define no solo los problemas actuales, sino también por qué se tomaron las decisiones de buscar una alternativa. Además, haber establecido algún tipo de documentación ayudará cuando el proyecto se extienda por varias semanas o incluso meses.

Otro aspecto de la fase de investigación es identificar nuevos influyentes como clientes, estándares adicionales de la industria a los que adherirse y espacio para el crecimiento y la expansión de la empresa. Una nueva gestión de gage.

El sistema no debe limitarse a solo cumplir o mejorar un proceso existente, sino ser flexible para satisfacer las necesidades futuras a medida que surjan. Puede ser difícil imaginar todos los escenarios posibles para los próximos años, pero se debe hacer una discusión y consideración para los posibles resultados y necesidades.

Una vez que se haya completado una revisión exhaustiva del sistema heredado, se hayan registrado los requisitos y se hayan documentado las necesidades futuras, es hora de considerar la mejor manera de proceder. Hay tres avenidas comunes que las empresas pueden elegir para llevar a cabo su procesamiento de medidores al siguiente nivel. Pueden utilizar un módulo de un sistema ERP existente, crear o poner en marcha el nuevo sistema ellos mismos o invertir en un paquete de software especializado. Cada opción ofrece distintas ventajas, pero también plantea desafíos. Una revisión cuidadosa de las opciones probablemente conducirá a la elección de la mejor solución.

Módulo del sistema ERP.

Si una empresa ya utiliza un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para otros componentes de la empresa, naturalmente debe estar en la ejecución para abarcar también el área de gestión de instrumentos. La mayoría de los ERP están diseñados como una plataforma para alojar una gran variedad de información en una base de datos central. Esto puede proporcionar un conjunto básico de herramientas para los usuarios de toda la organización.

La utilización de un ERP existente tiene el beneficio de un costo bajo o sin costo adicional para el negocio. Además, normalmente cuenta con una de las tasas de aceptación más altas de los usuarios generales, ya que ya están familiarizados con el producto. A menudo, un sistema ERP incluye un módulo específico con medidores y herramientas en mente o se puede personalizar para satisfacer muchas de las necesidades de administración de dispositivos. Para los gerentes que miran el resultado final, esta podría ser una de las mejores opciones.

Sin embargo, los sistemas ERP no son irreprochables. “Una milla de ancho y una pulgada de profundidad” es una queja común de muchos ERP en el campo. Aunque puede adaptarse a un rango de conjuntos de datos mayor que el promedio, puede tener problemas con los requisitos más específicos del usuario. Se puede hacer que funcione siempre que el equipo sea flexible en sus expectativas y esté dispuesto a aceptar algunas características “tal como están”. Esta opción también puede fallar cuando se requieren cambios o mejoras futuras. Es posible que un proveedor de ERP no pueda satisfacer todos los requisitos detallados recopilados durante la fase de investigación del proyecto de gestión de instrumentos.

Sistema construido a medida

Otra opción es desarrollar un sistema personalizado de gestión de galgas desde cero. Esta solución proporciona la mayor libertad, ya que el diseño, la creación y la implementación están firmemente en manos de los usuarios finales. Todos los requisitos identificados se pueden cumplir con un sistema de herramientas único personalizado.

Con un programa hecho a medida, también se pueden incluir otras áreas del negocio. Los vínculos con los sistemas de contabilidad, envío y compras podrían resultar beneficiosos. Imagine que los usuarios completan eventos de servicio de medidores, crean pedidos de compra y transfieren equipos a otras ubicaciones, todo desde una interfaz personalizada.
 

Una decisión importante que viene con este método es quién construirá el nuevo sistema; ¿El personal interno de TI o una empresa externa? Una organización con un sólido equipo técnico y experiencia para dedicarse a un nuevo proyecto tiene una ventaja. Si no es así, entonces sería necesario contratar un recurso de consultoría externa para construir el sistema de administración de instrumentos. En cualquier caso, el alto costo y el tiempo de desarrollo podrían considerarse una desventaja importante para seleccionar un sistema construido a la medida.

Además, el factor de mantenimiento de una aplicación personalizada no debe pasarse por alto. Es esencial considerar cómo se resolverán los problemas con el nuevo sistema, así como el soporte para los requisitos futuros. De lo contrario, un equipo puede estar atascado con un sistema rígido o propenso a errores que se vuelve inutilizable con el tiempo.

Por último, el éxito de un sistema personalizado depende en gran medida de la capacidad de las partes interesadas para identificar todos los requisitos por adelantado. Si el equipo pasa por alto características tales como notificar a los usuarios cuando los medidores están atrasados ??en el servicio, los medios para tratar las fallas de calibración o la falta de rastreabilidad en el mantenimiento de registros, entonces presenta un riesgo para la organización. Una vez que el proyecto está en marcha, cualquier cambio o actualización podría ser costoso y / o afectar la fecha de entrega.

Paquete de software comercial

La tercera vía es invertir en una solución de software de primer nivel para el sistema de administración de instrumentos. Hay una serie de paquetes de software que se especializan en el seguimiento y mantenimiento de instrumentos, herramientas y dispositivos de medición.

El software disponible comercialmente puede presentar una serie de ventajas. Están diseñados teniendo en cuenta la terminología y los estándares de la industria. Esto significa que desde el primer momento es probable que puedan adaptarse a la mayoría de los requisitos que se identificaron inicialmente. A menudo, un paquete de software contendrá características y opciones adicionales que también pueden satisfacer necesidades previamente desconocidas. “Nunca consideramos ese aspecto durante nuestra fase de requisitos, ¡pero vemos cómo esa función nos ahorrará tiempo!”

Además, la mayoría de los proveedores de software ofrecen soporte y actualizaciones de sus productos. Las preguntas, solicitudes o problemas de resolución se pueden manejar de forma remota, por lo que su propio equipo de TI no se verá afectado. Además, las versiones actualizadas del software pueden ofrecer más herramientas y funciones a la vez que se ajustan a los estándares industriales en constante cambio.

Sin embargo, una organización que esté considerando una solución de software estándar debe ser diligente. Es importante investigar a cada proveedor, ya que no todos son iguales. Las pruebas y demostraciones del software pueden ser valiosas durante la fase de consideración. Identifique pronto la inversión inicial y si hay tarifas adicionales o recurrentes. No querrás ser sorprendido más tarde con una orden de compra costosa.

Seleccionar una solución de software comercial también podría significar establecer un compromiso a largo plazo con el proveedor. Algunas soluciones de software requieren modelos de licencia rígidos y almacenamiento de datos de propiedad exclusiva. Puede ser crítico entender qué se está comprando, qué tan flexible es el software para sus usuarios finales y qué tan accesible estará su información.

La importancia de un sistema de gestión de medidores bien organizado y operado no puede ser subestimada. El estado y la precisión de las herramientas y los dispositivos de medición en una organización tienen un impacto directo en la calidad de las piezas, productos y servicios que se pueden entregar. Un objetivo de excelencia y mejora continua debe estar a la vanguardia de cualquier organización.

Si bien la perspectiva de elegir un nuevo sistema parece desalentadora, es vital recordar que solo es un paso más en la progresión del negocio en su conjunto. La revisión cuidadosa de cada opción, la consideración de los requisitos y la comprensión de las inversiones necesarias conducirán al camino óptimo a seguir.

---

Original: Martes 5 de Febrero, 2019.