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Análisis de Datos
Sábado 21 de Julio, 2018

5 tips para hacer que las mejoras de proceso se mantengan

Desde el Blog de Minitab

Para un profesional de mejora de procesos, terminar la Fase de control del proceso DMAIC es su boleto para pasar a su próximo proyecto. Has hecho un excelente trabajo liderando el equipo del proyecto porque identificaron las causas raíz, desarrollaron e implementaron soluciones para resolver esas causas raíz, implementaron un plan de control y transfirieron el proceso nuevamente al propietario del proceso. Pronto, sin embargo, aprenderá que el proceso ha vuelto a su estado original.

 

A menudo se escucha a los líderes del proyecto lamentarse: "Trabajamos tanto para identificar e implementar estas soluciones, ¿por qué no se quedan?"

 

Entonces, hablemos de la pesca por un momento, porque ofrece algunas excelentes lecciones para hacer cambios en el proceso. Recuerda la cita, "Dale a un hombre un pescado, y lo alimentas por un día". ¿Enseñas a un hombre a pescar y lo alimentas toda la vida? Parece bastante simple, ¿verdad? Pero, ¿qué implica y cuánto tiempo lleva enseñar a las personas a pescar para que puedan comer de por vida?

 

Lo mismo es cierto para las mejoras de proceso. Parece lo suficientemente simple como para hacer un cambio y esperar que se mantenga. Entonces, ¿por qué es tan difícil?

 

La analogía de la pesca llega a casa conmigo. Adoro ir a pescar y he sido un pescador apasionado desde que era joven. Y aunque ha pasado un tiempo desde que les enseñé a mis hijos a pescar, recuerdo que fue un proceso complicado. Hay mucho que aprender sobre la pesca, como qué tipo de equipo usar, aparejar la caña, cebar el anzuelo, decidir dónde pescar y aprender a echar la línea.

 

Uno de los consejos de pesca más importantes que puedo ofrecerle a un principiante es que es mejor ir a pescar cinco veces en unas pocas semanas, en lugar de cinco en todo un año. Las habilidades mejoran rápidamente con un esfuerzo concentrado y comentarios frecuentes. Las personas que difunden esas experiencias introductorias de pesca durante más de un año terminan siempre comenzando de nuevo, y eso puede ser frustrante. Si bien hay personas que son naturalmente buenas para pescar y atrapar (juego de palabras) de inmediato, son raras. Mis hijos necesitaron repetidas demostraciones y mucha práctica, retroalimentación y refuerzo positivo antes de poder pescar con éxito. Una vez que empezaron a pescar, ¡su entusiasmo por la pesca llegó a la cima!

 

 

Tips para hacer que las mejoras de proceso se mantengan

 

Trabajar con equipos para implementar el cambio de proceso es similar. La mayoría de los trabajadores requieren demostraciones repetidas, mucha práctica, instrucciones escritas, retroalimentación y refuerzo positivo antes de que los nuevos cambios del proceso se arraiguen.

 

Aquí hay varios consejos que puede usar para ayudar a los miembros del equipo a tener éxito e implementar cambios en el proceso más rápidamente. Tómese el tiempo para diseñar su estrategia de implementación de la solución y plan de control con estos consejos en mente. Además, Companion by Minitab® contiene varios formularios que pueden facilitar la implementación de estos consejos.

 

Consejo # 1: Pilotear la solución en el campo

 

 

Un piloto es una prueba de una solución propuesta y generalmente se realiza a pequeña escala. Es como aprender a pescar desde la orilla antes de salir en un bote en el océano con un oleaje de 4 pies. Se usa para evaluar tanto la solución como la implementación de la solución para garantizar que la implementación a gran escala sea más efectiva. Un piloto proporciona datos sobre los resultados esperados y expone problemas con el plan de implementación. El piloto debe probar si el proceso cumple con sus especificaciones y las expectativas del cliente. Las primeras impresiones pueden hacer o deshacer su solución de mejora del proceso. Pruebe la solución con un grupo pequeño para resolver cualquier problema. Una implementación fluida ayudará a los trabajadores a aceptar la solución en el lanzamiento formal. Utilice un formulario como el Formulario de escala piloto (Figura 1) para capturar los problemas que necesitan solución antes de la implementación completa.

 

Consejo # 2: Implementar trabajo estándar

 

 

El trabajo estándar es una de las herramientas lean más poderosas pero menos utilizadas para mantener un mejor rendimiento del proceso. Al documentar las mejores prácticas actuales, el trabajo estandarizado forma la línea de base para una mejora continua. A medida que se mejora el estándar, el nuevo estándar se convierte en la línea de base para nuevas mejoras, y así sucesivamente.

 

Use una Tabla de combinación de trabajo estándar (Figura 2) para mostrar el manual, la máquina y el tiempo de caminata asociado con cada elemento de trabajo. La salida muestra gráficamente el tiempo acumulado como tiempo manual (controlado por el operador), tiempo de la máquina y tiempo de caminata. Observar los datos combinados ayuda a identificar el desperdicio de exceso de movimiento y el desperdicio de la espera.

 

Consejo # 3: Actualice los Procedimientos

 Revision-documentos

 

Un procedimiento de operación estándar (SOP) es un conjunto de instrucciones que detalla las tareas o actividades que deben tener lugar cada vez que se realiza la acción. Seguir el procedimiento garantiza que la tarea se realice de la misma manera cada vez. El SOP detalla las actividades para que una persona nueva en el puesto realice la tarea de la misma manera que una persona que ha estado en el trabajo por más tiempo.

 

Cuando un proceso ha cambiado, no solo cuéntele a alguien el cambio: legitime el cambio actualizando la documentación del proceso. Asegúrese de actualizar cualquier póster de jogging de memoria colgado en las paredes, y las hojas de trucos en los cajones del escritorio de las personas, también. Incluir un formulario de revisión de documentos como la Figura 3 en su plan de control garantizará que capture una lista de procedimientos que requieren actualización.

 

Consejo # 4: Comentarios sobre nuevos comportamientos aseguran la adopción

 Retroalimentacion

Los nuevos procesos implican nuevos comportamientos por parte de los trabajadores. Sin retroalimentación regular y refuerzo positivo, los nuevos comportamientos del proceso se desvanecerán o volverán a las formas más antiguas y familiares de hacer el trabajo. Proporcionar retroalimentación periódica y refuerzo positivo a quienes usan el nuevo proceso es una forma segura de evitar que los empleados hagan las cosas bien. Desafortunadamente, es fácil para los gerentes olvidarse de proporcionar esta retroalimentación. El uso de un Comportamiento del proceso El Programa de comentarios como el de la Figura 4 a continuación aumenta las posibilidades de éxito tanto para proporcionar retroalimentación como para mantener las ganancias.

 

Consejo # 5: métricas de pantalla para reforzar las mejoras de proceso

 Antes-despues

 

Las métricas juegan un papel integral y crítico en los esfuerzos de mejora del proceso al proporcionar señales de la efectividad y la eficiencia de la mejora del proceso en sí. Publicar métricas de "antes y después" en el área de trabajo para resaltar las mejoras puede ser muy motivador para el equipo. Los trabajadores ven que su duro trabajo es rentable, como en la Figura 5. Es importante mantener la corriente métrica porque será uno de los primeros indicadores si el proceso comienza a revertirse.

 

Cuando se trata de pescar y capturar peces, la práctica, los comentarios efectivos y el refuerzo positivo son perfectos.

 

Lo mismo ocurre con la implementación del cambio de proceso. Si desea superar la curva de aprendizaje rápidamente, use estos consejos y disfrute de los beneficios de un excelente proceso.

 

Para acceder a estos y otros formularios de mejora continua, descargue la versión de prueba gratuita de 30 días de Companion.

 

 

 

Este artículo fue publicado originalmente en Minitab, por Bonnie Stone y traducido para usted por Blackberry&Cross

 
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