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Sábado 7 de Julio, 2018

¿Qué es la documentación de procesos y cómo hacerla de forma eficiente?

BBCross News

La documentación de procesos fue un término utilizado por primera vez a finales de los 70' en Filipinas, por la Agencia Nacional de Irrigación, como parte de un proyecto en donde científicos documentaron los procesos utilizados por agricultores rurales. Desde entonces, se ha transformado en una gran herramienta dentro de la optimización de procesos de negocio (BPO).

 

Un documento de procesos es una guía para un nuevo trabajador en la empresa, que le permite saber qué pasos necesita cumplir para realizar una tarea en específico correctamente. De la misma manera, también le da la posibilidad a un trabajador existente de actualizar un proceso, en caso de que sea mejorado o cambiado.

 

Consiste, entonces, en un diagrama de flujo en donde se detallan todos los pasos exactos que hay que hacer para que un proceso sea realizado.

 

Sin duda, es mucho más que un simple manual de instrucciones, ya que la documentación de procesos puede ser un elemento clave para determinar la manera en que un proceso puede cambiar o mejorar.

 

¿Cómo hacer la documentación de procesos de forma eficiente?

 

Existen muchas maneras de crear un documento con procesos para su empresa, de los cuales podemos señalar:

 

  • Lápiz y papel: tan sencillo como realizar un diagrama de flujo en donde se especifique qué acción realizar en cada paso.

  • A través de un software para graficar: le permitirá llevar a digital aquello que tiene en lápiz y papel.

  • A través de herramientas novedosas en la nube: TheBPR es un buen ejemplo. Una herramienta poderosa que le permite grabar vídeos, tomar fotos y ordenarlas fácilmente en un documento que puede estar disponible en la nube para cualquier miembro de su empresa.

 

Conozca más de TheBPR

 

Una vez que elija el método que más se adapte a usted, tenga en cuenta los siguientes elementos para que su documento de procesos aporte el mayor valor posible:

 

  1. Defina el objetivo del documento con claridad.

  2. Defina que elementos necesita para graficarlo y en qué formato quiere que sea llevado a cabo para que lo vean los demás (doc, PDF, video).

  3. Tenga en cuenta a su audiencia durante todo momento.

  4. Reúna toda la información y recursos que pueda.

  5. Organice la información.

  6. Visualice su proceso y pregúntese: ¿Falta algo por incluir?.

  7. Compártalo y obtenga retroalimentación.

  8. Optimice.

 

¿Cuáles serán los beneficios de documentar sus procesos?

 

Como ya se ha dicho, documentar procesos es clave en la optimización de los mismos, lo cual influye directamente en la productividad de los empleados y de la empresa en general, pero existen muchos más. A continuación una pequeña lista que comparten los amigos de Octhopus sobre las ventajas principales:

 

  1. Mejoran las actividades: al conocer exactamente qué se necesita y cómo se hace una actividad, se puede realizar de forma más eficiente.
  1.  
  2. Ahorran tiempo: un documento bien elaborado permite que otros puedan aprender de forma rápida y realizar lo que necesitan cuanto antes.
  3. Ayuda a automatizar: la documentación de procesos permite identificar que tareas específicas pueden automatizarse.
  4. Planificar: tener claro todo el procedimiento permite planificar el futuro en torno a lo que se necesita para llevar a cabo las actividades.
  5. Calidad: al final, la documentación de procesos es el primer paso para tener un mejor control de calidad de lo que se realiza.

 

Lleve a otro nivel su documentación de procesos

 

Utilice TheBPR para crear y compartir documentos con procesos de forma fácil y sencilla. Con esta herramienta, usted puede grabar todo lo que hace en su computadora y ordenar cada paso de la manera que le sea conveniente para que otras personas dentro de la organización aprendan.

 

Edite, optimice, comparta, exporte como DOC o PDF y mucho más.

 

 

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